Thinkers, makers and traders are the DNA of the world class company.

~Rosabeth Moss Kanter

 

Hallo PIDers,

Diartikel yang saya tulis minggu lalu yang berjudul “Introduction of HRD”  saya mengajak teman-teman semua untuk berkenalan dengan HRD, dan saya juga menuliskan bahwa tugas dan tanggung jawab dari Departemen HRD pada umumnya  yaitu sebagai berikut :

 

HR Planning (Proses Perencanaan)

Recruitment and Selection (Seleksi dan Rekrutmen)

Training and Development (Pelatihan dan Pengembangan)

Compensation and Benefit (Kompensasi dan Benefit/Sistem Penggajian)

Performance Management (Manajemen/Penilaian Kinerja)

Career Planning (Perencanaan Karir)

Employee/Industrial Relations (Hubungan Karyawan)

Personnel Administration and HRIS (Personalia/Kepegawaian)

 

Ditulisan saya kali ini saya akan memenuhi janji saya yaitu untuk menjelaskan secara singkat dan sederhana tugas-tugas serta fungsi dari masing-masing bagian dari Departemen HRD sesuai dengan daftar yang tertulis di atas, yaitu :

1-HR Planning (Proses Perencanaan) : HR Planning adalah proses perencanaan yang memastikan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan oleh organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuan strategis-nya. Jumlah sumber daya manusia disini meliputi tidak saja dari sisi jumlah tetapi juga dari sisi kualitas. Yang perlu diperhatikan juga, adalah adanya kesesuaian antara perencanaan (planning) yang ada pada Department HR dengan perencanaan bisnis (Business Planning) dari perusahaan.

HR Planning modern harus memperhatikan dan menyesuaikan serta merupakan bagian dari Business Planning. Dalam proses perencanaan strategis (strategic plannning), dipertimbangkan segala hal yang berkaitan dengan posisi dan kondisi organisasi/perusahaan dalam bisnis yang menjadi bidangnya, baik itu secara internal, berupa kekuatan maupun kelemahan perusahaan, maupun eksternal, berupa peluang dan berbagai ancaman pada perusahaan.

Analisis ini akan mempengaruhi strategi yang dipilih perusahaan untuk mencapai tujuan atau visi-nya. Dalam menerapkan strategi tersebut tentunya diperlukan sumber daya-sumber daya, salah satunya yang terpenting adalah sumber daya manusia, dengan kualifikasi dan kuantitas yang diperkirakan mampu mencapai tujuan yang sudah ditetapkan perusahaan. Disanalah peran penting perlu adanya HR Planning.

Dalam perkembangannya, HR Planning tidak hanya berbicara tentang berapa jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi juga tentang bagaimana sumber daya manusia tersebut terkait dengan ketrampilannya, pengembangannya, sekaligus penempatannya.

2-Recruitment and Selection (Seleksi dan Rekrutmen) : Recruitment and Selection bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat.  Agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari Psychotest, interview, Skill Test, Reference Check maupun Assessment Center.

3-Training and Development (Pelatihan dan Pengembangan) : Training and Development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah On The Job Training dan Coaching disusul Training.

4-Compensation and Benefit (Kompensasi dan Benefit/Sistem Penggajian) : Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.  Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan.

5-Performance Management (Manajemen/Penilaian Kinerja) : Performance Management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.

6-Career Planning (Perencanaan Karir)  : Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab bahwa setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki.

7-Employee and Industrial Relations (Hubungan Karyawan)  : Employee and Relation Relation biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi. Disisi lain biasanya bagian ini juga berfungsi sebagai perantara antara perusahaan dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan kepegawaian seperti Depnaker, dll.

8-Personnel Administration and HRIS (Personalia/Kepegawaian)  : Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

 

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Idealnya, sebuah Departemen HRD memiliki bagian-bagian dari Sub-Departemen tersebut di atas namun hal ini tidak baku dan bukanlah sebuah keharusan karena biasanya disesuaikan dengan kebutuhan serta skala dari perusahaan itu sendiri. Jika skala perusahaannya sudah besar dan berkembang bisa jadi mereka memiliki Sub-Departemen yang jauh lebih lengkap lagi, namun sebaliknya jika perusahaanya masih kecil atau perusahaan start up biasanya mereka hanya memiliki Sub-Departemen seperlunya atau ala kadarnya saja.

 

Baiklah, sekian untuk sharing kali ini sampai jumpa ditulisan saya selanjutnya. Semoga bermanfaat ^^

 

References : http://debbyeka.blogspot.com, http://bercacakra.co.id, http://iman-hr.blogspot.com